Jan Fohler

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Digitales Dokumentenmanagement

Jan Fohler erklärt Ihnen, worauf es bei einem Dokumentenmanagementsystem ankommt und worauf Sie vor der Wahl eines geeigneten Systems achten sollten.

In diesem Artikel sprechen wir über:

Der Schreibtisch ist frei von Papier, das richtige Dokument ist mit wenigen Mausklicks gefunden und das Einscannen und Ablegen von neuen Dokumenten funktioniert schnell und einfach.

So oder so ähnlich sollte die Dokumentenverwaltung heute bei kleinen und mittleren Unternehmen eigentlich aussehen. Viel mehr braucht es in den meisten Fällen auch gar nicht – ablegen und wiederfinden – wie in der „Papierwelt“ eben auch.

Die meisten Betriebe tuen sich trotzdem auch heute immer noch sehr schwer damit dies einfach und unkompliziert umzusetzen. Häufig wurde irgendwann mal irgendein Multifunktionsgerät gekauft oder ein überkomplexes DMS (Dokumentenmanagementsystem) zugelegt und so ein Versuch gestartet, der in den meisten Fällen einfach an der Umsetzung gescheitert ist.

Wie geht es also besser?


1. Die Software

Was sollte meine Software also können und was nicht?

Das ist so pauschal nicht zu beantworten. Sie sollten sich für sich und mit Ihren Mitarbeitern überlegen was Sie wirklich brauchen, was „nice to have“ wäre und was Sie nicht möchten.

Dabei sollten Sie grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Bereichen unterscheiden:

1.1. Die Erfassung von Dokumenten

1.1.1. „Ablage“ per Verschlagwortung

Viele DMS-Systeme kategorisieren heute die erfassten Dokumente über eine manuelle oder teilautomatisierte Verschlagwortung. Eine „echte Ordnerstruktur“, wie Sie sie aus z.B. aus dem Windows-Explorer kennen, gibt es dann in den meisten Fällen nicht mehr.

Die Verschlagwortung von Dokumenten ist für viele Mitarbeiter erfahrungsgemäß sehr umständlich, da plötzlich völlig umgedacht werden muss. Des Weiteren wird die Verschlagwortung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter häufig anders vorgenommen – beim Einscannen eines Fahrzeugscheins ist für den einen evtl. das Kennzeichen wichtig, für jemand anderen aber vielleicht der Hersteller und Typ. Dies kann u.U. dazu führen, dass Dokumente verschieden verschlagwortet werden und so nicht einheitlich gearbeitet wird.

1.1.2. Ablage in eine Verzeichnisstruktur

Bei dieser Art der Ablage fühlen sich viele Anwender zuhause, weil Sie es auch von der Windows-Dateiverwaltung so gewohnt sind. Dokumente werden dabei eben nicht verschlagwortet, sondern in eine sinnvoll durchdachte Struktur abgelegt.

Die Struktur in Ihrem System sollte so gewählt werden, dass es zu möglichst wenig Missverständnissen bei der Ablage durch verschiedene Personen kommen kann. Wir haben im Laufe der letzten Jahre eine solche Struktur gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt. Innerhalb dieser Struktur können die meisten allgemeingültigen Dokumente ohne weitere Anpassung bereits abgelegt werden. So brauchen Sie sich nicht erst hinsetzen und den Aufbau der Struktur von Grund auf neu überdenken.

1.1.3. „Automatisierte Ablage“

Einige noch sehr wenige Systeme bieten mittlerweile die Möglichkeit die Ablage über Regeln zu automatisieren bzw. mit Vorschlägen zu unterstützen. Dies sollte zwar im ersten Moment nicht Ihr Hauptaugenmerk sein, sollte aber definitiv mindestens in die Kategorie „nice to have“ eingeordnet werden. Achten Sie auch darauf, dass die Ablagehilfen nicht nur vom Hersteller selbst, sondern durch Sie und Ihre Mitarbeiter angelegt und angepasst werden können.

In unserem System finden Sie genau eine solche Möglichkeit. Die OCR-Texterkennung (Erkennung von Wörtern auf einem gescannten Dokument) nutzen wir dabei, um über Schlagwörter Ablageorte vorzuschlagen. Diese „Ablageregeln“ können Sie selbst einfach einrichten und auch wieder ändern.

1.2. Dokumente wiederfinden

1.2.1. Volltextsuche

Eine Volltextsuche finden Sie heute eigentlich in jeder DMS-Software. Dabei ist zu beachten, dass nur OCR-ausgelesene Dokumente (dazu mehr weiter unten im Bereich „Der Scanner“) gefunden werden können.

Bei einer Volltextsuche wird der gesamte Text aller Dokumente durchsucht und bei einem Treffer das entsprechende Dokument ausgegeben.

Suchen Sie also zum Beispiel nach „Lieferschein“, werden Ihnen alle Dokumente ausgegeben, auf welchem das Wort „Lieferschein“ zu finden ist.

1.2.2. Struktur-/Schlagwortsuche

Die eben erklärten Ablagemöglichkeiten unterscheiden sich unterm Strich auch in den Suchmöglichkeiten. Bei einem System mit Schlagwortablage können Sie natürlich später über diese Schlagwörter Ihre Dokumente auch wiederfinden. Bei einem System mit Strukturablage können Sie Ihre Dokumente eben über die Ablagestruktur wiederfinden.


2. Der Scanner

Die Wahl des Scanners sollte zu Beginn gut durchdacht sein. Typen und Arten von Scannern gibt es viele: mobile Scanner (z.B. Ihr Smartphone), Multifunktionsgeräte oder Dokumentenscanner. Diese drei Varianten sind die heute meist eingesetzten. Eine detailliertere Übersicht finden Sie auf unserer Partnerseite https://uscan.de/blogs/wissen/welcher-scanner-ist-der-richtige .

Wir empfehlen unseren Kunden meistens den Einsatz eines Arbeitsplatz-Dokumentenscanners. Der Scanner steht, wie der Name schon sagt, direkt an Ihrem Arbeitsplatz. So lassen sich Dokumente schnell und einfach einlegen und auch wieder aus dem Scanner herausnehmen, um nur einen entscheidenden Vorteil gegenüber einem zentral platzierten Multifunktionsgerät zu nennen.

Achten Sie darauf, dass das Gerät mit aktuellen Schnittstellen (TWAIN!) und Funktionen (eigene OCR, Profilverwaltung, angemessene Geschwindigkeit, …) ausgestattet ist. Als grobes Maß sollten Sie 300,00 € bis 1.000,00 € für ein Gerät einplanen. Teurer heißt hier aber nicht unbedingt besser.


3. Schulung, Dokumentation, Support

Auf dem Markt der DMS-Systeme gibt es diverse Systeme, die sich auch in der Art und Weise der Implementierung im Unternehmen unterscheiden. Einige Systeme können Sie gar nicht selbst einführen, für andere wiederum gibt es keinerlei Support. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie zumindest einen persönlichen Ansprechpartner haben.

Wir empfehlen eigentlich keinem Kunden vollkommen allein mit unserer Software zu starten. Dies hat gar nichts damit zu tun, dass die Software an sich sehr kompliziert ist (im Gegenteil!), sondern viel mehr damit, dass einmal alles gezeigt worden sein sollte und alles funktioniert, wie es soll.

Lassen Sie sich das System im Vorfeld live zeigen und einige Beispiele mit echten Dokumenten durchgehen. Viele Unternehmen neigen auch heute noch dazu eine komplexe Software mit einer Power-Point-Präsentation vorzustellen. Dass dann die Erwartungen nicht mehr der Realität entsprechen, ist vorprogrammiert.

Die Erfahrung hat uns gezeigt, dass sich der Aufwand der Einrichtung und der ersten Schulung (so dass wir am Ende gehen und Sie sagen können „ich kann jetzt allein arbeiten und es funktioniert alles“) stark an der Unternehmensgröße orientiert. Für die Einführung unserer Dokumentenverwaltung in einem kleinen Betrieb benötigen wir in der Regel nur einen halben Tag. Bei größeren Betrieben meist nicht mehr als einen Tag.


4. Ort der Datenablage

Ablageorte für Dateien aus DMS-Systemen gibt es mittlerweile viele: Angefangen vom USB-Stick, über eine rein lokale Ablage auf dem Computer, einem eigenen Server, einer Cloud oder einer Kombination aus mehreren Möglichkeiten.

Machen Sie sich auch an dieser Stelle klar, was Sie wirklich brauchen.

Der grundsätzliche Unterscheid zwischen „die Daten liegen nur bei uns“ und „die Daten liegen in der Cloud“ ist relativ schnell erklärt. Liegen die Daten „nur bei Ihnen“, fühlt sich dies für die meisten sicherer an. Ob dem so ist, lasse ich jetzt mal dahingestellt. Ich denke nicht. Liegen die Daten hingegen „in der Cloud“, müssen Sie immer einen Internetzugriff haben, um darauf zugreifen zu können – in Deutschland leider immer noch für viele Betriebe, gerade in ländlicheren Gebieten, ein Problem.

Auch hier ist unserer Meinung nach eine Kombination aus beiden Varianten die beste Lösung. Legen Sie Ihre Daten in eine Cloud und synchronisieren („spiegeln“) Sie die relevanten Daten zusätzlich auf die entsprechenden Arbeitsplätze.

Diese Funktion unterstützen nicht alle DMS-Systeme. Achten Sie daher darauf, dass auch hier Ihre Anforderungen und Wünsche erfüllt sind.


5. Fazit

Wenn Sie sich die einzelnen Punkte anschauen, scheint der Weg in Ihr papierärmeres Büro eigentlich gar nicht so kompliziert – ist es auch nicht. Wenn Sie sich die richtige Unterstützung zur richtigen Zeit holen, können Sie Ihre Dokumentenverwaltung in kleinen Schritten nach und nach umstellen und werden sehen, dass eine strukturierte Umstellung die gewünschten Ergebnisse erzielen wird.

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