Thomas Ormeloh

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Digitalisierung – mehr als Belegtransfer und digitales Bereitstellen von Auswertungen!

In diesem Artikel sprechen wir über:

Leider wird die Digitalisierung in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant noch häufig auf den Belegtransfer („Dann brauchen Sie keine Belege mehr bringen und die Belege stehen Ihnen online zur Verfügung”) und das digitale Bereitstellen von Auswertungen („die BWA und die Lohnunterlagen können einfach und sicher zur Verfügung gestellt werden”) reduziert. Die Digitalisierung bietet darüber hinaus noch so viele Möglichkeiten, die aktuell leider noch nicht gesehen und genutzt werden. Wichtig ist unserer Erfahrung nach die direkte Kommunikation zwischen Mandant und dem Steuerberater bzw. der Buchhaltung direkt aus einem gemeinsam genutzten Programm heraus.

Qualitätssteigerung der Zusammenarbeit

Die Qualität der Zusammenarbeit ist leicht zu steigern, wenn

  • der Mandant bei der Belegerfassung bzw. vor Verbuchung einfach relevante Informationen mitgeben kann, die der Buchhaltung dann direkt bei der Verbuchung zur Verfügung stehen und entsprechende Berücksichtigung finden („digitale Post its“)
  • der Steuerberater bzw. die Buchhaltung bei der Verbuchung auftretende Fragen direkt und sicher aus dem Programm in einem geschlossenen System stellen kann – idealerweise mit dem  Gegenstand der Frage (häufig der Beleg) im Anhang – eine Art „Mandantentalk“ in dem der Mandant auch einfach antworten kann, (fehlende Belege ergänzen).  Eine Filterungsmöglichkeit nach offenen und erledigten Talks hat sich auf Seiten des Beraters bewährt.

Eine intensive Kommunikation wie oben beschrieben führt zu einem entspannteren gemeinsamen Arbeiten, einem besseren Verständnis für die jeweilig andere Seite und weniger Stress am Jahresende, wenn die offenen Fragen erst hier aufkommen und sich keiner der Beteiligten mehr an den Sachverhalt erinnert.

Eine Abstimmung z.B. hinsichtlich Kassenbucheinträgen oder anderer Schlagworte hilft zudem bei der späteren Verbuchung, bei der wir Lernassistenten einsetzen deren Hilfe eine weitgehend automatische Verbuchung möglich wird!

Erfahrungsgemäß ist die beschriebene Art der Kommunikation eine gute Basis für eine weitergehende Beratung des Mandanten! 

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