Jan Fohler

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Einfache, digitale vorbereitende Finanzbuchhaltung mit FIBUscan

Mit FIBUscan bieten wir kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit ihre vorbereitende Finanzbuchhaltung auf einfachste Art und Weise zu digitalisieren, zu vereinfachen und einen besseren Überblick zu bekommen. Im Folgenden stellen wir Ihnen FIBUscan mit seinen wichtigsten Funktionen und den am häufigsten gestellten Fragen kurz vor:

In diesem Artikel sprechen wir über:

1. Was ist FIBUscan?

FIBUscan ist eine Software zur Vereinfachung der vorbereitenden Finanzbuchhaltung für kleine und mittelständische Unternehmen. Alle Belege (Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Barbelege, Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, ..) werden in FIBUscan KI-gestützt erfasst und bearbeitet. Die vorbereiteten Datensätze werden optional, inklusive Belegbildern, an den Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro übertragen.


2. Funktionen von FIBUscan:

· Das Cockpit: In dem immer sichtbaren Cockpit von FIBUscan hat der Nutzer, zu jeder Zeit, alle relevanten Zahlen auf einen Blick sichtbar. Dazu zählen: der aktuelle Kassenbestand, alle Kontostände der Bankkonten, aktuelle Verbindlichkeiten und Forderungen.

· Belegerfassung: Ein zentrales Element von FIBUscan ist die OCR- gestützte, größtenteils automatische, Erfassung von Belegen. Eingangsrechnungen werden zum Beispiel mit einem Klick eingescannt und anschließend von der OCR-Texterkennung ausgelesen. Dabei werden fast alle relevanten Daten automatisch erfasst und in Form eines Vorschlages ausgegeben. Dieser Vorschlag muss vom Nutzer geprüft und ggf. korrigiert werden. Dieses Vorgehen funktioniert auch bei anderen Belegen, wie z.B. Ausgangsrechnungen und Barbelegen. Nach dem Speichern werden die Belege gleich in die offene Posten Liste und an den Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro übertragen.

· Zahlungsvorschlaglisten (offene Posten Liste): Die Zahlungsvorschlagliste in FIBUscan ähnelt einer klassischen Offenen-Posten-Liste und verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre aktuellen Verbindlichkeiten und Forderungen. Mit einem Klick auf eine Position wird, wie überall in FIBUscan, das entsprechende Belegbild nochmal angezeigt. Zusätzlich schlägt FIBUscan durch hinterlegte Fälligkeiten vor, wenn Rechnungen bezahlt werden müssen. Außerdem verfügt die Zahlungsvorschlagliste über ein integriertes mehrstufiges Mahnwesen, mit dem in wenigen Klicks Mahnungen verschickt werden können. Schlussendlich kann auch aus der Zahlungsvorschlagsliste heraus mit wenigen Klicks bezahlt werden.

· Online-Banking Schnittstelle: FIBUscan verfügt über ein integriertes Online-Banking, welches es ermöglicht Ihre Bankkonten abzurufen und Rechnungen direkt aus der Zahlungsvorschlagsliste heraus zu bezahlen.

· Kontoauszugsbearbeitung: Durch Künstliche Intelligenz (KI), schlägt FIBUscan pro Kontobewegung gleich eine passende Rechnung vor. So wird die Kontoauszugsbearbeitung maximal einfach und ist täglich schnell erledigt.

· Archiv und Suchen: Alle in FIBUscan erfassten Dokumente können durch diverse Suchfunktionen schnell wiedergefunden werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit Ausdrucke zu erstellen, nach Excel zu exportieren, u.v.m.

· Kassenbuch: FIBUscan ermöglicht das Kassenbuch rechtskonform digital zu führen.

Durch OCR können Rechnungen schnell und einfach ausgelesen und erfasst werden.

· Faktura: Über die standardmäßig integrierte Faktura können schnell und einfach Rechnungen geschrieben werden. Das Standardformular kann mit Ihrem Design angepasst werden. Es gibt außerdem eine einfache Artikel- und Kundendatenverwaltung.


3. Was kostet FIBUscan?

FIBUscan kostet im Standard (oben genannte Funktionen) monatlich 29,00 €. Hinzu kommt einmalig eine OCR-Lizenz, um die OCR-Funktion von FIBUscan nutzen zu können (einmalig 50,00 €).

Je nach Anforderungen bietet FIBUscan diverse Zusatzmodule wie z.B. eine Rechteverwaltung, Freigabeworkflows, automatische Backups oder eine Zeiterfassung.


4. Wie kommt der Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro an meine Daten?

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten für den Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro an die Daten zu kommen:

· Der Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro kann sich ein Beratertool, auch genannt Kontierungstool herunterladen. In diesem Tool sind die Daten des Mandanten als vorbereitende Buchungssätze inklusive Belegbildern gespeichert und müssen nur noch kontiert werden.

· Der Steuerberater bzw. das Buchhaltungsbüro kann sich bei einem Web Portal anmelden und durch Zugangsdaten können die vorbereitende Buchungssätze inklusive Belegbildern heruntergeladen werden.


5. Welchen Scanner brauche ich für FIBUscan?

Wir empfehlen Ihnen einen Scanner mit TWAIN Schnittstelle, um den Prozess so einfach wie möglich zu halten. Die TWAIN Schnittstelle ermöglicht es Ihnen Dokumente mit nur einem Klick in FIBUscan zu scannen. Andere Multifunktionsgeräte sind zwar auch möglich, jedoch müssen die gescannten Dokumente erst anderweitig gespeichert werden und dann per Drag-and-drop bei FIBUscan hinterlegt werden. Kompatible Scanner finden Sie hier: https://www.fodocs.de/shop.


6. Systemvoraussetzungen

FIBUscan ist derzeit nur für Windows verfügbar und setzt eine dauerhaft vorhandene Internetverbindung voraus.


Einführung von FIBUscan in Ihrem Unternehmen

Seit 2014 begleiten wir kleine und mittelständische Unternehmen unter Einsatz von FIBUscan bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Dabei planen, beraten und schulen wir nicht nur Unternehmen und deren Mitarbeiter, sondern auch deren angeschlossene Steuerberatungs- und Buchaltungsbüros. So optimieren wir den Prozess nicht nur punktuell, sondern von der eingehenden Rechnung bis zum Export in die Finanzbuchhaltung beim Steuerberater.

Die Einführung von FIBUscan mit unserer Hilfe ist i.d.R. innerhalb von wenigen Stunden erledigt und dementsprechend Kosteneffizient. Sollten Sie anschließend noch Fragen haben, hilft Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner auch im laufenden Betrieb aus der Ferne.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann melden Sie sich gerne bei uns unter 02381-4673100 oder schicken Sie uns eine Email: info@fodocs.de.

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