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FLEXKONTORarchiv LITE – meine Dokumente einfach organisiert

Das kleine Softwarepaket aus dem Hause der Flexkontor GmbH aus Hamm ist ein Organisationstool für Ihre Dokumente. Kurz gesagt: Sie können dort alles ablegen (und wiederfinden), was ansonsten auf Ihrem Schreibtisch herumfliegen oder in Ihren Ordnern und Schubladen abgelegt würde. Wir haben FLEXKONTORarchiv LITE einige Zeit lang getestet und stellen Ihnen im Folgenden kurz dar, worum es in erster Linie geht und was uns gefallen hat und was nicht.

In diesem Artikel sprechen wir über:

Archiv und Searcher

Die Software besteht aus zwei verschiedenen Bestandteilen. 
Zum Einen gibt es das “Archiv”, in welchem Sie sich in Ihrer Ordnerstruktur bewegen können. Das hat uns zwar etwas an den alten Windows-Explorer erinnert, war aber daher auch entsprechend unkompliziert. Flexkontor liefert hier bereits eine vordefinierte Struktur für den Privatbereich mit, in welcher bereits sehr viele Unterverzeichnisse sinnvoll angelegt sind. So gibt es hier zum Beispiel bereits Bereiche für Versicherungs- oder Steuerdokumente, die auch nochmal in sich unterteilt sind. Die Struktur kann aber natürlich auch beliebig erweitert und geändert werden. Auch ist es möglich bereits bestehende Ablagestrukturen, welche vielleicht bislang im Explorer geführt wurden, in FLEXKONTORarchiv LITE weiter zu nutzen. Neben der Ablage von Dokumenten können natürlich auch Fotos und andere Dateiformate abgelegt und entsprechend organisiert werden.

Der andere Hauptbestandteil ist der “Searcher”. Dieser sorgt für die Indizierung aller im Archiv enthaltenen durchsuchbaren Dokumente und lässt so eine sehr schnelle Volltextsuche zu. Die Geschwindigkeit der Suche ist übrigens sehr beeindruckend. Wir haben in unserem Test einfach mal nach dem Buchstaben “a” gesucht und die Software lieferte uns unser Ergebnis in 234 Millisekunden bei 8.218 durchsuchten Dokumenten. Einzige Voraussetzung dafür, dass ein Dokument gefunden werden kann, ist dass es sich um eine durchsuchbare Datei handelt. Also ein durchsuchbares PDF, eine Word oder Excel-Datei, eine E-Mail oder ähnliches.
Die Suchergebnisse werden übersichtlich mit kleinen Vorschaubildern, einem Kontextbezug zum eingegebenen Suchbegriff, dem Ablageort und dem Scandatum angezeigt. Außerdem gibt es auf der linken Seite Schnellfiltermöglichkeiten, z.B. für das Jahr oder den Dateitypen.
Neben einer einfachen Suche wie oben beschrieben können auch komplexere Suchen über (zugegebenermaßen nicht ganz einfache) Suchsyntaxen durchgeführt werden. So können zum Beispiel mehrere Suchbegriffe miteinander verknüpft werden. Zum Beispiel: “+lieferschein +kunde -lieferant” würde uns alle Dokumente anzeigen, in welchen die Worte “Lieferschein” und “Kunde” enthalten sind, aber eben nicht das Wort “Lieferant”. Wenn man sich darin etwas einarbeitet kommt man oft sehr schnell an das gesuchte Ergebnis.

(Automatische) Ablage

Wir haben FLEXKONTORarchiv LITE mit dem Avision AD230U getestet. Bei diesem gibt es die Möglichkeit die Scanprofile mit der Software zu verknüpfen. Nach dem Scan wird dann gleich eine Ablagemaske aufgerufen, welche dem “Archiv” sehr ähnelt. Sobald diese aufgerufen ist, sehen wir eine Vorschau des gescannten Dokuments auf der linken Seite und unsere Ordnerstruktur in der Mitte. Bei den ersten Scans muss der Weg zum richtigen Ordner immer manuell gegangen werden. Ist der richtige Ordner gefunden, kann die Datei mit einem weiteren Klick gleich an die richtige Stelle abgelegt werden. 
Für Menschen mit wenig Zeit und etwas technischem Verständnis bietet Flexkontor an dieser Stelle die Möglichkeit Regeln für die Ablage zu definieren. Mit einem Rechtsklick auf den Ablageort kann über den entsprechenden Menüpunkt das Regelwerk aufgerufen werden. Hier kann eine Regel in Verbindung mit im Dokument enthaltenen Stichworten eingerichtet werden. Zum Beispiel könnte definiert werden, dass wenn das Wort “Lieferschein” in einem Dokument vorkommt, immer der ausgewählte Ordner geöffnet und als Ablageort vorgeschlagen wird.
Das ist eine ziemlich praktische Funktion und mit etwas Übung kann man damit seine Dokumentenablage sehr stark beschleunigen.

PDF-Tool und Outlook-Verknüpfung

Mit einem integrierten PDF-Tool können PDFs reorganisiert werden. Das heißt z.B. die Reihenfolge der Seiten kann geändert oder einzelne Seiten gelöscht werden.

Dateien können per Outlook-Verknüpfung im Kalender auf Wiedervorlage gelegt oder mit einem Klick in den Anhang einer neuen E-Mail kopiert werden.

Mögliche Cloudanbindung

Flexkontor überlässt es seinen Usern, ob ihre Dateien nur lokal oder auch in der Cloud abgelegt werden. So ist bei der Wahl des Ablageortes eigentlich alles möglich. Nur lokal, in der Cloud, auf einem Fileserver oder sogar auf einem USB-Stick. Letzteres ist für ein Programm dieser Art zwar sehr ungewöhnlich aber tatsächlich möglich. Das gesamte Programm inkl. aller Daten kann theoretisch von einem USB-Stick aus betrieben werden. Mehr Datenschutz geht eigentlich nicht.

Unser Fazit

FLEXKONTORarchiv LITE ist für Privatanwender mit etwas mehr Papieraufkommen auf jeden Fall ein sehr nützliches Tool. Vor Allem die per Suchbegriff gesteuerte “automatische Ablage” ist meiner Meinung nach ein sehr interessantes Feature, was ich so bislang nur in einer sehr teuren für Unternehmen optimierten DMS-Lösung gesehen habe.
Auch sehr nett ist die mitgelieferte Ordnerstruktur. Da braucht man sich einfach zu Anfang nicht sofort Gedanken darüber machen, wie die eigenen Daten denn jetzt organisiert werden sollen – es findet sich für die meisten Unterlagen erstmal ein geeignetes Plätzchen.
Lediglich die etwas altbackene Aufmachung ist nicht mehr ganz auf dem Stand der Dinge. Dafür findet man sich aber dank sehr intuitiver Bedienung schnell zurecht.

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